Správa registratúry

Požiadavky na zabezpečenie správy registratúry

• Správa registratúry musí byť organizačne, personálne, priestorovo a materiálno-technicky dobre zabezpečená.

• Spôsob manipulácie so záznamami a ich bezpečné uloženie je definované v Registratúrnom poriadku a Registratúrnom pláne, ktoré musí mať vypracované každý správca registratúry.

• Registratúrny poriadok opisuje postup jednotlivých útvarov organizácie pri manipulácii so záznamami/spismi a pri ich vyraďovaní.

• Registratúrny plán určuje systém ukladania spisov. Triedi registratúru do vecných skupín, určuje spisom registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia.

• Materiálno-technické vybavenie priestorov určených pre registratúry organizačných útvarov a registratúrne stredisko organizácie musí byť :

• účelné - umožňujúce ľahkú orientáciu v archivovaných dokumentoch,

• bezpečné - zabezpečujúce dokumenty pred znehodnotením, poškodením alebo odcudzením.

• Personálne pozície priamo zabezpečujúce jednotlivé úkony správy registratúry musia byť obsadené odborne kvalifikovanými zamestnancami a ich ďalší odborný rast musí priebežne pokračovať.